Elektronische C3.2-kaart – de moeite waard om de switch te maken

Wat zijn de voordelen verbonden aan het gebruik van de eC3.2?

Het gebruik van de elektronische variant van de stempelkaart brengt een heuse administratieve vereenvoudiging met zich mee. Men moet niet langer maandelijks de papieren documenten aan de werknemers bezorgen en het inschrijven van de kaartnummers in het validatieboek is niet meer nodig.

Werknemers hebben overal via een smartphone of computer toegang tot de eC3.2 terwijl men een papieren stempelkaart kan vergeten of verliezen.

Wanneer een werkgever de eerste werkloosheidsdag meldt, komt er een melding bij de werknemer zodat het risico op foutief ingevulde kaarten sterk verminderd wordt. Daarnaast is het ook zo dat men eventuele fouten eenvoudig kan aanpassen in de eC3.2 omdat elke wijziging gelogd wordt. Op een papieren stempelkaart kan men in feite niets meer corrigeren zodat een foutief ingevulde dag altijd leidt tot een administratieve rompslomp om dit aan te passen. Opgelet, van zodra een eC3.2 gevalideerd werd en doorgestuurd is naar de uitbetalingsinstelling kan men uiteraard niets meer wijzigingen zonder tussenkomst van de uitbetalingsinstelling maar dat is ook het geval bij de papieren stempelkaart.

De eC3.2 wordt via de tool door de werknemer gevalideerd en elektronisch doorgestuurd naar de uitbetalingsinstelling, hetgeen een stuk gebruiksvriendelijker is voor uw personeel. In het geval van de papieren stempelkaart moeten ze die namelijk fysiek bezorgen bij de uitbetalingsinstelling.

Werknemers kunnen in de applicatietool eenvoudig PDF-bestanden bewaren van ingevulde eC3.2-kaarten zodat ze zeer eenvoudig kunnen controleren of het uitbetaald bedrag klopt.

Zijn er nadelen?

De eC3.2 is de afgelopen 5 jaar uitvoerig getest door de RVA, uitbetalingsinstellingen en een aantal pilootbedrijven. Dit heeft ervoor gezorgd dat de (meeste) kinderziekten uit het systeem zijn verdwenen.

Werknemers die hiervan gebruik willen maken moet er alleen voor zorgen dat ze de juiste tool installeren. Er bestaat namelijk ook de EC3 applicatie maar dat is de tool voor volledig werklozen (personen die geen werk hebben en een volledige werkloosheidsuitkering vragen).

Moet ik dit mogelijk maken als werkgever?

Neen, op vandaag kan zo’n EC3.2 enkel maar gebruikt worden mits akkoord van de werkgever. In principe kan dit mondeling maar het is raadzaam om het op papier te zetten. De RVA voorziet een modelovereenkomst (E74). Zo’n individueel akkoord moet niet gemeld worden aan de RVA.

Een werkgever kan het gebruik van de eC3.2 verplichten op niveau van de onderneming maar dat moet men doen via CAO of via wijziging van het arbeidsreglement. Een verplichting op het niveau van de onderneming moet wel gemeld worden aan de RVA, liefst via het contactformulier.

De eC3.2 is de toekomst.

Er is een advies van het beheerscomité van de RVA om de EC3.2 algemeen te verplichten vanaf 01/10/2024. Het gaat hier op dit moment over een advies zodat het eerst nog in wetgeving moet gegoten worden maar de verwachting is wel dat de wetgever dit zal volgen.

We raden u daarom ook aan om in de loop van de komende maanden al eens na te denken om de transitie naar de eC3.2 te maken en wij willen jullie daar graag bij helpen.

Meer informatie:
https://www.rva.be/bladzijde/de-elektronische-controlekaart-ec3.2

https://www.rva.be/nieuws/2024/01/31/webinar-werkgevers-elektronische-controlekaart-tijdelijke-werkloosheid-ec3.2