Beschikken jullie over een duidelijke procedure voor het aanvragen van onbetaald verlof?

Een werknemer nam onbetaald verlof zonder dit formeel aan te vragen of goedgekeurd te krijgen, ondanks duidelijke interne richtlijnen. Tijdens die periode verbleef hij in het buitenland en gebruikte hij de bedrijfswagen in strijd met het bedrijfsbeleid. De werkgever besloot daarop tot ontslag om dringende reden. De werknemer vocht dit aan, maar zonder succes.

Voor een ontslag om dringende reden moet aan drie voorwaarden voldaan zijn:

• er is sprake van een ernstige tekortkoming;

• deze maakt verdere samenwerking onmiddellijk onmogelijk;

• de situatie is definitief onherstelbaar.

In dit geval stelde de rechtbank vast dat de werknemer de interne verlofprocedure bewust had genegeerd, ondanks duidelijke communicatie en afspraken. In combinatie met andere inbreuken werd dit beschouwd als een ernstige fout die een onmiddellijke beëindiging van de samenwerking rechtvaardigde.

Deze uitspraak benadrukt dat:

• duidelijke en gekende verlofprocedures cruciaal zijn;

• het niet naleven ervan zwaar kan doorwegen;

• onbetaald verlof zonder toestemming als een ernstige tekortkoming kan worden beschouwd.

Tegelijk blijkt dat de beoordeling steeds afhankelijk blijft van de concrete omstandigheden. Niet elke werkgever zou in een gelijkaardige situatie noodzakelijk tot ontslag om dringende reden overgaan.

Zorg ervoor dat jullie procedures rond het aanvragen van verlof – zowel betaald als onbetaald – duidelijk zijn uitgewerkt en opgenomen in het arbeidsreglement. Communiceer deze ook actief naar jullie medewerkers en volg ze consequent op.

Zo beperken jullie risico’s én creëren jullie duidelijkheid voor iedereen binnen de organisatie.

Is de procedure voor het aanvragen van betaald en/of onbetaald verlof nog niet opgenomen in jullie arbeidsreglement? Of beschikken jullie momenteel nog niet over een uitgewerkte en uniforme aanpak?

Dan kunnen jullie steeds beroep doen op onze juridische dienst. Zij begeleiden jullie graag bij het opstellen of optimaliseren van een sluitende en juridisch correcte verlofprocedure, afgestemd op jullie organisatie.

Jullie kunnen hen contacteren via juridischedienst.payroll@daenens.be.

Bron : Arbeidsrechtbank Gent (afd. Ieper), 10 oktober 2026, 24/151/A