Denk nu al na over een evenwichtig vakantiebeleid in 2025

1. Moet ik feestdagen vervangen?

Feestdagen die samenvallen met een zondag of een gewone inactiviteitsdag in de onderneming, moeten worden vervangen door een andere dag waarop er gewoonlijk wel wordt gewerkt in de onderneming. Een inactiviteitsdag is een dag waarop de voltijdse werknemers in de onderneming/filiaal van de onderneming niet moeten werken.

De 10 wettelijke feestdagen in 2025 zijn:

Wordt er in de onderneming/ filiaal van de onderneming op zaterdag en zondag niet gewerkt, dan moet er in 2025 één feestdag worden vervangen, namelijk zaterdag 1 november 2025. In eerste instantie is de sector aan zet maar als zij geen beslissing nemen, dan kan je dit bepalen op ondernemingsniveau.

In de loop van de maand oktober 2024 hebben we je aangeschreven met een overzicht van de feestdagenregeling specifiek voor jouw paritair comité. In dat schrijven staat vermeld of en welke dagen je vrij kan bepalen. Als er geen vervangingsdagen worden vastgelegd, dan wordt de feestdag in principe vervangen door de eerstvolgende gewone activiteitsdag in de onderneming.

Als je de feestdagen wel collectief wil vervangen, dan moet je de overeengekomen vervangingsdagen vóór 15 december 2024 door middel van een ondertekend en gedateerd bericht uithangen in de onderneming. Een kopie van dit bericht moet bij het arbeidsreglement worden gevoegd en eveneens naar de Inspectie Toezicht Sociale Wetten worden gestuurd. Dit kan elektronisch via: www.arbeidsreglement.belgie.be.

2. Leg ik vakantie/ADV-dagen collectief vast of niet?

Naast de feestdagen kan ook de jaarlijkse vakantie/ADV-dagen collectief worden vastgelegd. Dit gebeurt op het niveau van het paritair comité of op ondernemingsniveau.

Indien het paritair comité geen beslissing meedeelt, mogen de data van het collectief verlof worden vastgelegd door de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, door de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis, door een akkoord tussen werkgever en werknemers.

Een tweede stap inzake het vastleggen van het collectief verlof, is het opnemen van de vakantiedata in het arbeidsreglement en de aanplakking van dit bericht in de onderneming. Er moet ook een afschrift van dit bericht aan iedere werknemer worden overhandigd.

Ten slotte moet er binnen de 8 dagen na de inwerkingtreding een afschrift worden bezorgd aan de Inspectie Toezicht Sociale Wetten. Dit kan elektronisch via: www.arbeidsreglement.belgie.be.

Kiezen voor collectief verlof kan handig zijn in bepaalde sectoren (bijvoorbeeld de bouwsector). Het kan ook meespelen dat je op die manier het verlof van personeel kan inplannen tijdens een rustige periode voor jouw onderneming. Het kan echter zijn dat bepaalde werknemers zich hier niet in kunnen vinden en dat zij dan op zoek gaan naar een werkgever waar ze meer vrijheid hebben om te bepalen wanneer ze verlofdagen opnemen. Collectief sluiten wil ook zeggen dat bepaalde periodes er geen ondernemingsactiviteit is. Dat kan eventueel nadelig zijn voor jouw onderneming.

Opgelet, je kan ook beslissen om slechts een aantal vakantiedagen/ADV-dagen collectief vast te leggen. Je bent dus geenszins verplicht om alle vakantiedagen/ADV-dagen vast te leggen en kan er bijvoorbeeld voor kiezen om enkel de periode tussen Kerst en Nieuwjaar collectief te sluiten.

3. Welke regels kan ik opleggen bij het bepalen van individuele vakantiedagen?

Elke onderneming maakt best voor zichzelf de afweging om eventueel te kiezen voor collectief verlof of niet. Je kan echter ook regels invoeren die moeten worden nageleefd als je werknemers wel individueel hun verlofdagen laat opnemen. De regels hieromtrent legt je vast in jouw arbeidsreglement.

Je kan bepalen:

• Hoe verlofaanvragen dienen te gebeuren?;

• Of er een bepaalde voorrangsregeling wordt gehanteerd als meerdere personen in dezelfde periode vakantie willen opnemen?;

• Moeten vakantiedagen minstens een bepaalde periode op voorhand worden aangevraagd?

• Moet er een bepaalde minimale bezetting zijn binnen de organisatie/team?

• Moeten de werknemers bepaalde dagen tegen een bepaalde datum hebben opgenomen?

Het kan zijn dat er binnen jouw onderneming ook ADV-dagen bestaan. ADV-dagen worden toegekend om de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur op jaarbasis te bereiken. In de wetgeving is niets voorzien omtrent de opname van ADV-dagen. Daarom is het aangewezen om de modaliteiten m.b.t. de toekenning en opname van deze dagen in de onderneming, bijvoorbeeld in het arbeidsreglement, vast te leggen.

Onze juridische dienst helpt je graag verder met een op maak gemaakte arbeidsreglement waarin alle regels worden opgenomen.

4. Wat als mijn werknemer op het einde van het jaar niet alle vakantiedagen heeft opgenomen?

Een vakantiebeleid is het geschikte instrument om te vermijden dat werknemers op het einde van het jaar nog te veel vakantiedagen moeten opnemen.

Indien een werknemer zelf vrijwillig beslist om uitzonderlijk zijn vakantiedagen niet op te nemen, is het wel aangewezen om dit schriftelijk te laten bevestigen door de werknemer. De werknemer heeft in dat geval geen recht op vakantiegeld. Indien een werknemer zelf vrijwillig beslist om uitzonderlijk zijn vakantiedagen niet op te nemen, is het wel aangewezen om dit schriftelijk te laten bevestigen door de werknemer.

Sinds 1 januari 2024 gelden er nieuwe regels omtrent het behouden van vakantiedagen in geval van samenloop met arbeidsongeschiktheid of een aantal andere schorsingen en het overdragen van vakantiedagen naar het volgende kalenderjaar. Het is nu mogelijk om de wettelijke vakantiedagen over te dragen naar de volgende 2 kalenderjaren indien de werknemer zich op het einde van het vakantiejaar in de onmogelijkheid bevindt om zijn vakantie op te nemen wegens één of meerdere schorsingen van de arbeidsovereenkomst. Het begrip ‘in de onmogelijkheid verkeren’ dient strikt te worden geïnterpreteerd. Indien de mogelijkheid bestaat, dienen deze vakantiedagen te worden opgenomen. Op 31 december zal steeds worden beoordeeld of een aantal vakantiedagen al dan niet mogen worden overgedragen.

De overgedragen vakantiedagen zullen in een aparte teller terechtkomen en moeten binnen de 2 kalenderjaren worden opgenomen.

De werkgever betaalt voor bedienden het enkel vakantiegeld voor de overgedragen vakantiedagen uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar. Indien de bediende deze dagen opneemt in de 2 opeenvolgende kalenderjaren, zullen deze onbetaald zijn.

Arbeiders hebben het loon voor de overgedragen vakantiedagen reeds ontvangen met de vakantiecheque uitbetaald door de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie. Indien de arbeider deze dagen opneemt in de 2 opeenvolgende kalenderjaren, zullen deze – zoals in de algemene regeling - onbetaald zijn.

Het is dus belangrijk om:

• na te gaan over hoeveel wettelijke vakantiedagen een werknemer nog beschikt, rekening houdend met de nieuwe regels inzake samenloop;

• de werknemer te informeren over zijn aantal nog resterende vakantiedagen en hem te wijzen op zijn verplichting om deze vóór het einde van het jaar op te nemen.