Regelgeving voor vrijwilligers: een beknopt overzicht voor uw organisatie

Vrijwilligerswerk

Als vrijwilligerswerk wordt beschouwd, de activiteit:

• Die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht;

• Die in een organisatie die geen winst nastreeft wordt uitgevoerd;

• Die niet door dezelfde werknemer die tevens een arbeidsovereenkomst, dienstencontract of een statutaire aanstelling heeft in dezelfde onderneming, verricht wordt.

Verplichtingen organisatie

Als werkgever die vrijwilligers tewerkstelt heeft u 2 verplichtingen: de informatieplicht en de verzekeringsplicht.

De informatieplicht

Aan de start van het engagement, geeft u minstens volgende elementen mee aan uw vrijwilliger:

• Het doel van uw organisatie;

• De organisatiestructuur van uw onderneming;

• De verzekeringen die u voor uw vrijwilliger heeft afgesloten;

• Of er een kostenvergoeding wordt gegeven of niet;

• Of er een discretieplicht en/of geheimhoudingsplicht geldt in uw onderneming.

De informatie mag mondeling toegelicht worden en hoeft dus niet schriftelijk.

De verzekeringsplicht

Gezien vrijwilligerswerk niet altijd zonder risico’s wordt uitgevoerd, geldt er een verzekeringsplicht. U dient als organisatie een verzekering af te sluiten ter dekking van de risico’s met betrekking tot het uitgevoerde vrijwilligerswerk. In sommige sectoren, kan deze verzekeringsplicht zelfs uitgebreid worden naar ook de dekking van lichamelijke schade ontstaan uit ongevallen in het kader van de vrijwilligersactiviteit en de rechtsbijstand voor de risico’s die hieruit voorkomen.

De kostenvergoeding

Een vrijwilliger verkrijgt geen loon, wel kan er een kostenvergoeding betaald worden voor het geleverde vrijwilligerswerk. Dit is echter geen verplichting. Mocht u deze toch willen toekennen, dan kan deze dienen om de kosten te dekken die de vrijwilliger maakt in kader van de uitvoering van de activiteit binnen uw onderneming.

Zoals we u al eerder informeerden kunnen de kosten terugbetaald worden op forfaitaire of reële wijze.

De bedragen van de kostenvergoeding zijn tevens gelimiteerd, zij mogen niet meer bedragen dan de wettelijk bepaalde bedragen. Voor 2024 (aanslagjaar 2025) bedragen de vergoedingen: maximum €41,48/dag en €1.659,29 per jaar.

Gaan de bedragen van de toegewezen kostenvergoeding toch de limieten te boven? Dan zal moeten bewezen worden dat het nog steeds een kostenvergoeding betreft. Slaagt uw vrijwilliger daar niet in, dan kan hij/zij niet als vrijwilliger worden beschouwd, met alle gevolgen van dien. Zo zal het verworven inkomen belast worden en zullen er ook RSZ-bijdragen verschuldigd zijn. Het is dus van belang om de bovenvermelde kostengrenzen te respecteren.

Wilt u meer weten over het statuut van de vrijwilliger? Vraag achter onze korte nota of neem een kijkje op de site van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.