Onkostenvergoedingen in het kader van telewerk

Voor werknemers die structureel en op regelmatige basis thuiswerken, kan je als werkgever voorzien in een forfaitaire vergoeding voor de kosten gemaakt in het kader van thuiswerk. Als werkgever ben je hiertoe echter niet verplicht.

Er is sprake van regelmatig thuiswerk wanneer een werknemer:

• 1 kalenderdag per week thuiswerkt

• 2 halve werkdagen per week thuiswerkt

• 2 uur per dag in 5-dagenweek thuiswerkt

• 1 week/ maand thuiswerkt

Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt dit forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij regelmatig thuiswerken. Het forfait wordt dus niet aanvaard wanneer een werknemer uitsluitend op de werkplek ingericht door de werkgever zijn prestaties verricht.

Het forfaitair bedrag mag tijdens jaarlijkse vakantie worden toegekend, maar bij langdurige afwezigheid moet dit wel evenredig verminderd worden. Onder “jaarlijkse vakantie” wordt verstaan: de door de werkgever toegekende of op zijn initiatief georganiseerde vakantiedagen die tot het normale jaarlijkse verlof kunnen worden aangemerkt (vb. verlofdag, ADV-dag, collectieve sluitingsdagen,…). Daarentegen kunnen ouderschapsverlof of omstandigheidsverlof niet tot het normale jaarlijkse verlof behoren, aangezien dit wordt aangevraagd in specifieke omstandigheden.

Het maximale bedrag dat forfaitair kan worden toegekend is 154.74 euro. Dit bedrag wordt aanvaard door de RSZ als forfaitaire vergoeding wanneer aan bovenstaande voorwaarde is voldaan. Er mag ook een kleiner bedrag worden toegekend. In geval van deeltijdse prestaties mag het bedrag geproratiseerd worden, maar dit is geen verplichting.

De forfaitaire vergoeding dekt onder meer volgende kosten:

• Gebruik van kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief de huur en de eventuele afschrijving van de ruimte)

• Printer- en computermateriaal (papier, USB-stick, muismat, inkt, enz.…)

• Kantoorbenodigdheden (notitieboekje, balpennen, enz.)

• Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit, verwarming

• Onderhoudskosten

• Verzekeringskosten

• Koffie, water, frisdrank

• Onroerende voorheffing

Als werkgever kan je beslissen om ook tussen te komen in het “onderhoud en de herstelling van huishoudtoestellen” (koelkasten, ovens, kookplaten enz.) van jouw werknemers om de stijging van hun energieverbruik, als gevolg van telewerk, te compenseren. Dit moet worden aangegeven als een belastbaar voordeel waarop de betrokkene belastingen betaald op basis van de werkelijke waarde.

Bovenop de forfaitaire vergoeding, kunnen er cumulatief nog extra vergoedingen worden toegekend in volgende gevallen:

• Maximaal 20 euro per maand voor professioneel gebruik van privé-internetaansluiting en -abonnement EN

• Maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur.

  • OF maximaal 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (5 euro per maand per item gedurende maximaal 3 jaar.

Wanneer er onkosten worden toegekend in het kader van thuiswerk, moet er een bijlage aan de arbeidsovereenkomst worden opgemaakt. De bedragen, modaliteiten en voorwaarden moeten duidelijk gespecifieerd worden in deze bijlage. Onze juridische dienst kan je bijstaan bij de opmaak van deze bijlages. Neem contact op via juristen.payroll@daenens.be.