FR Formalités chèques-repas : éviter la requalification

Nous tenons à vous informer une nouvelle fois de l’importance de respecter les formalités d’octroi des chèques-repas. En effet, les chèques-repas répondent à la notion de salaire sauf s’ils remplissent simultanément toutes les conditions ci-dessous :

1. Octroi écrit

L’octroi doit être repris dans une CCT ou (en l’absence de délégation ou de coutume syndicale) dans un accord écrit.

2. Un chèque par jour

Le nombre de chèques-repas octroyés doit être égal au nombre de jours effectivement prestés par le travailleur. Pour, entre autres, les jours de salaire garantis en cas de maladie, les jours fériés... aucun chèque-repas ne peut être accordé.

Sous certaines conditions, un comptage alternatif peut être fourni, à savoir :

• s’il existe des régimes de travail différents pour les prestations au sein du groupe à temps plein ; et/ou

• s’il existe des régimes de travail différents pour les prestations au sein du groupe à temps partiel.

Pour appliquer ce décompte alternatif, il doit être repris dans une CCT ou par défaut dans le règlement du travail (entreprises de moins de 50 travailleurs et sans délégation syndicale).

3. Le nom du travailleur

Les chèques-repas doivent être délivrés au nom du travailleur. Il suffit que son attribution et les détails le concernant soient enregistrés sur le compte individuel du travailleur.

4. Durée de validité

La durée de validité des chèques-repas est limitée à 12 mois et ils ne peuvent être utilisés que pour le paiement d’un repas ou pour l’achat d’aliments prêts à la consommation.

5. Intervention

L’intervention de l’employeur devrait s’élever à un maximum de 6,91 € par chèque et l’intervention du travailleur devrait être d’au moins 1,09 € par chèque.

6. Vérification du solde et de la durée de validité

Avant d’utiliser les chèques-repas, le travailleur doit être en mesure de vérifier le solde et la durée de validité.

7. Par l’intermédiaire d’un émetteur agréé

Les chèques-repas sous forme électronique ne peuvent être mis à disposition que par un émetteur agréé.

8. Coûts

L’utilisation des chèques-repas électroniques ne peut donner lieu à aucun coût pour le travailleur, sauf en cas de vol ou de perte dans les conditions à déterminer par convention collective au niveau du secteur ou de l’entreprise, ou dans le règlement du travail lorsque l’octroi est régi par un accord individuel écrit. En tout état de cause, en cas de vol ou de perte, le coût du support de remplacement ne peut dépasser la valeur nominale d’un chèque-repas.

Source : Instructions administratives ONSS - 2022/4.