Wet private opsporing: de deadline voor jullie intern reglement nadert!

Vanaf 16 december 2026 kan een onderzoek naar werknemers niet zomaar meer worden uitgevoerd zonder duidelijk intern kader. Dit geldt zowel voor onderzoeken door externe privéonderzoekers als voor bepaalde interne onderzoeken door bijvoorbeeld HR.

De wet kan van toepassing zijn bij onderzoeken naar onder meer:

• diefstal of fraude;

• informatielekken;

• misbruik van bedrijfsmiddelen;

• ernstige schendingen van interne procedures.

Niet elke controle valt onder private opsporing. De situatie moet telkens afzonderlijk worden beoordeeld.

Het reglement moet duidelijk maken:

• in welke situaties een onderzoek mogelijk is;

• welke onderzoeksmethoden zijn toegestaan en welke grenzen gelden;

• wie een onderzoek mag beslissen, uitvoeren of opvolgen;

• wanneer een externe onderzoeker wordt ingeschakeld;

• welke rechten en waarborgen werknemers hebben;

• hoe gegevens, verslagen en bewijsmateriaal worden bewaard en beschermd.

Het reglement moet aansluiten bij bestaande regels rond GDPR, cameragebruik, e-mail- en internetgebruik, vertrouwelijkheid en disciplinaire procedures.

De wet bepaalt niet specifiek in welke vorm het reglement moet worden gegoten. Volgens de memorie van toelichting kan het reglement onder meer worden geregeld via een collectieve arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement.

Een werkgever kan het reglement ook invoeren via een policy die hij eenzijdig opstelt, implementeert en wijzigt.

De wet voorziet evenmin in de verplichting om een formeel akkoord van de overlegorganen te bekomen. Informatie en consultatie volgens de gebruikelijke sociale dialoog (ondernemingsraad, vakbondsafvaardiging of werknemers) is evenwel sterk aanbevolen.

Een werkgever mag geen onbeperkt toezicht organiseren. Er moet steeds een gerechtvaardigd belang zijn en het onderzoek moet noodzakelijk, passend en evenredig zijn.

De wet legt onder meer beperkingen op:

• observatie van een werknemer is beperkt tot maximaal 96 uur per maand voor hetzelfde doel;

• het volgen van verplaatsingen is in principe verboden zonder toestemming;

• een verhoor vereist toestemming van de werknemer en voorafgaande informatie over doel en rechten;

• bepaalde privégegevens mogen niet worden verzameld of gebruikt.

Breng vóór de deadline je huidige praktijken in kaart:

• welke onderzoeken vandaag al gebeuren;

• welke gegevens en hulpmiddelen worden gebruikt;

• welke externe partijen worden ingeschakeld;

• welke regels en procedures al bestaan.

Controleer ook of externe privéonderzoekers over de juiste vergunning beschikken.

Een goed voorbereid intern reglement zorgt ervoor dat onderzoeken in de toekomst correct kunnen verlopen en dat verzamelde informatie bruikbaar blijft.