Werd de klokkenluidersregeling al opgenomen in jullie arbeidsreglement?

De Europese klokkenluidersrichtlijn focust op het bewaken van de integriteit binnen een organisatie. Wantoestanden moeten volgens deze richtlijn aan het licht kunnen komen via een klokkenluider, die daarvoor de nodige bescherming en vertrouwelijkheid moet krijgen.

België zette de Europese klokkenluidersrichtlijn om in wetgeving voor de private sector. Deze wet trad op 15 februari 2023 in werking.

De klokkenluidersregeling biedt bescherming aan personen die in een werkgerelateerde context mogelijke inbreuken vaststellen en deze willen melden.

Denk bijvoorbeeld aan inbreuken rond financiële diensten, witwaspreventie, overheidsopdrachten, volksgezondheid, milieubescherming of gegevensbescherming.

Als werkgever moet je ervoor zorgen dat meldingen op een veilige, vertrouwelijke en correcte manier kunnen worden ingediend en opgevolgd.

Een intern meldingskanaal moet minstens aandacht besteden aan:

• de vertrouwelijkheid van de melding en de identiteit van de melder;

• een correcte en onafhankelijke behandeling;

• de opvolging van de melding;

• de bescherming van persoonsgegevens;

• duidelijke informatie voor werknemers en andere betrokkenen.

Een intern meldingskanaal is dus meer dan alleen een e-mailadres of formulier. Er moet een duidelijke procedure zijn die bepaalt hoe meldingen worden ontvangen, behandeld en opgevolgd.

Niet alleen werknemers of ex-werknemers kunnen klokkenluider zijn.

Ook andere categorieën van personen kunnen als klokkenluider fungeren. Het kan bijvoorbeeld gaan om sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, aandeelhouders, bestuurders, (onder)aannemers, leveranciers en zelfstandigen die prestaties leveren of hebben geleverd in je onderneming.

Sinds 1 januari 2025 moet de drempel van 50 werknemers jaarlijks worden gecontroleerd.

De berekening gebeurt op basis van het gemiddelde personeelsbestand van het voorgaande kalenderjaar.

Daarbij wordt onder meer rekening gehouden met werknemers, leerlingen en bepaalde uitzendkrachten. Ook werknemers die deeltijds werken, worden volgens specifieke regels meegerekend.

De grens van 50 werknemers is dus geen eenmalige controle. Als je personeelsbestand groeit, kan een onderneming die vroeger niet onder de verplichting viel, op een later moment wel onder de regeling vallen.

Het arbeidsreglement is een belangrijk document om werknemers te informeren over de regels en procedures binnen de onderneming.

Daarom is het aangewezen om bij de invoering van een intern meldingskanaal ook na te gaan of het arbeidsreglement en de interne communicatie nog correct en volledig zijn afgestemd op de nieuwe procedure.

Zo weten je medewerkers:

• waar ze een melding kunnen doen;

• hoe de meldingsprocedure werkt;

• wie de melding behandelt;

• welke bescherming van toepassing is;

• wat ze van de onderneming mogen verwachten.

Een correcte afstemming tussen je meldingsprocedure, het arbeidsreglement en de interne communicatie zorgt voor duidelijkheid voor zowel werkgever als werknemer.

Daalt het personeelsbestand opnieuw onder de grens van 50 werknemers, dan vervalt de wettelijke verplichting in principe.

Toch kan het interessant zijn om een bestaand intern meldingskanaal niet zomaar stop te zetten.

Werknemers kunnen immers ook gebruikmaken van externe meldingskanalen. Een intern systeem geeft jouw onderneming de mogelijkheid om mogelijke problemen zelf tijdig te detecteren, te onderzoeken en waar nodig bij te sturen.

Twijfel je of jouw onderneming de grens van 50 werknemers bereikt heeft, wens je bijkomende informatie over deze regeling of wil je een bijlage bij het arbeidsreglement? Neem dan contact op met onze juridische dienst. Je kunt hen bereiken via juristen.payroll@daenens.be.

Wat betreft het interne meldingskanaal werken wij samen met partner Trustan, die een digitale tool ter beschikking stelt om dat proces voor jou eenvoudiger te maken. Wens je hierover extra informatie? Neem dan contact op met Trustan via info@trustan.io.

Bron: Wet van 9 februari 2024 houdende diverse bepalingen inzake economie, BS 21 maart 2023.