Over payroll services
-
Over payroll services
Vergoeding binnenlandse dienstreizen: nieuwe fiscale maximumforfaits vanaf 1 september 2026
Werknemers of bedrijfsleiders die beroepsverplaatsingen doen binnen België, maken vaak onkosten voor onder meer maaltijden en verblijf. Onder bepaalde voorwaarden mag jij als werkgever die onkosten vrij van belastingen terugbetalen.
De fiscale forfaits voor binnenlandse dienstreizen zijn verhoogd vanaf 1 september 2026.
1. Fiscus
Door de overschrijding van de spilindex, verhogen ook de fiscale forfaits voor binnenlandse dienstreizen.
De vorige aanpassing van deze fiscale forfaits dateerde vanaf 1 maart 2026.
Vanaf 1 september 2026 gelden de volgende fiscale maxima
Maaltijdkosten (dagbedrag) | Maaltijdkosten (maandbedrag) | Huisvestingskosten | |
|---|---|---|---|
Vorig bedrag (geldig van 1 maart 2026 tem. 31 aug 2026) | 21,64 EUR per dag | max. 16 x 21,64 EUR = max. 346,24 EUR per maand | 162,35 EUR per nacht |
Nieuw bedrag vanaf 1 september 2026 | 22,08 EUR per dag (virtueel dagelijks bedrag) | max. 16 x 22,08 EUR = max. 353,28 EUR per maand | 165,60 EUR per nacht |
Dagforfait voor maaltijdkosten
Wanneer een werknemer een binnenlandse dienstreis maakt en hierdoor maaltijdkosten heeft, kan een werkgever deze maaltijdkosten vergoeden door de toekenning van een dagforfait. Het dagforfait voor federale ambtenaren werd afgeschaft vanaf 1 januari 2024. De fiscale administratie aanvaardt evenwel dat het dagforfait voor binnenlandse dienstreizen van werknemers onder bepaalde voorwaarden verder kan worden aangemerkt als een “forfaitaire vergoeding overeenkomstig ernstige normen”. Dit virtueel dagelijks bedrag wordt daarom wel verder geïndexeerd.
Hiervoor moeten de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:
de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;
de werkgever of een derde mag op geen enkele manier de kost van de maaltijd op zich nemen (vb. toegang tot een bedrijfsrestaurant van de werkgever of een derde, een klant of leverancier voorziet een maaltijd, de maaltijd is inbegrepen in het inschrijvingsgeld van een opleiding, …);
de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (vb. maaltijdcheques, …).
Maandforfait voor maaltijdkosten
Voor werknemers die regelmatig op de baan zijn, kan de werkgever er ook voor kiezen om te werken met een maandforfait. In dat geval geldt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren niet.
De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding met een maximum van 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling.
Het aantal dagelijkse vergoedingen is identiek voor de werknemers die dezelfde functie uitoefenen en wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde van de voltijdse prestaties geleverd door deze werknemers tijdens het voorgaande jaar. Bij een deeltijdse tewerkstelling moet er een pro rata worden toegepast rekening houdend met het tewerkstellingspercentage van de werknemer.
In deze situatie gaat het om een vast forfait per maand dat wordt gekoppeld aan een bepaalde functie en niet aan het effectief aantal dienstverplaatsingen dat maandelijks door elke werknemer wordt afgelegd. Ook bij de toepassing van het maandelijkse forfait mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden.
Forfait voor huisvestingskosten
Wanneer een werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) worden toegekend. Er moet wel cumulatief aan volgende voorwaarden voldaan worden:
de verplaatsing geeft geen aanleiding tot het opnemen van de huisvestigingskost door de werkgever of een derde;
de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.
2. De RSZ
De RSZ hanteert andere forfaits voor de terugbetaling van gemaakte kosten voor binnenlandse dienstreizen door niet-sedentaire werknemers. Deze forfaits werden niet geïndexeerd op 1 september 2026.
Voor de RSZ gelden bijgevolg nog steeds de volgende forfaits:
een baanvergoeding van 10 EUR per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij geen gebruik kan worden gemaakt van de sanitaire en andere faciliteiten van de werkgever, zoals wasplaatsen, refters, toiletten, …;
een maaltijdvergoeding van 9 EUR per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij de maaltijdkosten op geen enkele andere manier reeds ten laste worden genomen (vb. maaltijdcheques, …). Deze vergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan de maaltijd buitenshuis te gebruiken;
een verblijfsvergoeding van 35 EUR per nacht indien een werknemer voor de nacht niet naar huis kan gaan.
3. Gemeenschappelijke bepalingen
Voor beide instanties gelden wel dezelfde regels inzake het cumulverbod. Zo mag een werkgever dezelfde kosten niet op basis van reële bewijsstukken én op forfaitaire basis aan de werknemers terugbetalen.
Daarnaast moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheques ook worden afgetrokken van de dagelijkse kostenvergoeding wanneer de werknemers ook maaltijdcheques voor deze werkdagen ontvangen.
Als werkgever moet je bij het toekennen van een kostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen aan jouw werknemers steeds rekening houden met zowel de fiscale regels als met de instructies van de RSZ hieromtrent.
Gerelateerd nieuws
Toon alleBlijf op de hoogte
Ben je graag mee met wat er bij Daenens Payroll Services leeft?Laat je e-mailadres dan achter en we delen ons nieuws met je.
