Opname vakantiedagen vóór het einde van het jaar

Wettelijke vakantiedagen

Jouw werknemers moeten al hun wettelijke vakantiedagen opgenomen hebben vóór 31 december 2023. In principe mogen vakantiedagen van 2023 niet worden overgedragen naar 2024. De werknemer kan ook geen afstand doen van zijn vakantiedagen.

Het uitgangspunt is steeds dat de vakantieperiode wordt vastgesteld in een individueel akkoord tussen de werknemer en de werkgever, bij gebreke aan een sector-cao of ondernemings-cao.

De werknemer kan nooit eenzijdig de datum van zijn vakantie bepalen. De werkgever kan omgekeerd ook niet de werknemer dwingen zijn vakantie op te nemen.

Als werkgever heb je wel de verplichting om erop toe te zien dat jouw werknemers al hun vakantiedagen hebben opgenomen. Om dit te kunnen aantonen, kan je de werknemers best tijdig een overzicht bezorgen met het saldo van de niet-opgenomen vakantiedagen en melden dat het verplicht is om alle vakantiedagen vóór 31 december 2023 op te nemen.

Arbeiders krijgen hun vakantiegeld via een vakantiecheque uitbetaald door de Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie of door hun vakantiekas. Dit vakantiegeld is definitief verworven, ook al neemt de arbeider zijn vakantiedagen niet op.

Een bediende die zijn vakantiedagen onmogelijk kan opnemen vóór het einde van het jaar door een schorsing van de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld door ziekte, zwangerschap, …), heeft recht op uitbetaling van de niet-opgenomen vakantiedagen.

Indien een werknemer zelf vrijwillig beslist om uitzonderlijk zijn vakantiedagen niet op te nemen, is het wel aangewezen om dit schriftelijk te laten bevestigen door de werknemer.

Feestdagen

Wanneer een feestdag samenvalt met een zondag of andere inactiviteitsdag in de onderneming, moet deze vervangen worden door een andere dag waarop gewoonlijk wordt gewerkt. In ondernemingen waar niet gewerkt wordt op zaterdag en zondag, moeten er in 2023 twee feestdagen (zondag 1 januari 2023 en  zaterdag 11 november 2023) vervangen worden. Indien de vervangingsdag niet collectief is vastgelegd, dan kan deze worden opgenomen in onderling overleg tussen de werkgever en de werknemer.

Deze vervangingsdagen moeten ook vóór eind 2023 worden opgenomen, aangezien anders het recht op 10 wettelijke feestdagen per kalenderjaar (voor een voltijdse werknemer) niet wordt gerespecteerd.

ADV-dagen

ADV-dagen worden toegekend om de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur op jaarbasis te bereiken. In de wetgeving is niets voorzien omtrent de opname van ADV-dagen. Daarom is het aangewezen om de modaliteiten m.b.t. de toekenning en opname van deze dagen in de onderneming, bijvoorbeeld in het arbeidsreglement, vast te leggen.

Om de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur op jaarbasis te respecteren, is het aangewezen om alle ADV-dagen waarop de werknemer recht heeft, op te nemen vóór 31 december 2023.

Vervanging feestdagen voor het jaar 2024 nu al vastleggen

Voor het jaar 2024 moet je rekening houden met de volgende 10 wettelijke feestdagen:

Feestdagen die samenvallen met een zondag of een gewone inactiviteitsdag in de onderneming, moeten worden vervangen door een andere dag waarop er gewoonlijk wel wordt gewerkt in de onderneming. Een inactiviteitsdag is een dag waarop de voltijdse werknemers in de onderneming niet moeten werken.

Wordt er in de onderneming op zaterdag en zondag niet gewerkt, dan moet er in 2024 één feestdag worden vervangen, namelijk zondag 21 juli 2024.

Voor de vervanging van deze feestdagen moet een specifieke procedure worden gevolgd. In eerste instantie kan het paritair comité hierover beslissen. Deze beslissing moest vóór 1 oktober 2023 aan de Minister van Werk worden meegedeeld. Enkel indien deze beslissing algemeen verbindend wordt verklaard bij koninklijk besluit, kan zij uitwerking krijgen.

Indien niets werd bepaald in het paritair comité, kan de ondernemingsraad hierover een beslissing nemen. Bij afwezigheid van een ondernemingsraad of bij gebrek aan een beslissing van de ondernemingsraad, kan er een regeling worden getroffen met de vakbondsafvaardiging, of bij afwezigheid hiervan, door middel van een collectief akkoord met alle werknemers.

Bij gebrek aan een collectieve beslissing, worden de vervangingsdagen vastgesteld in individueel overleg tussen werkgever en werknemer.

Als er geen vervangingsdagen worden vastgelegd, dan wordt de feestdag in principe vervangen door de eerstvolgende gewone activiteitsdag in de onderneming.

De werkgever moet de overeengekomen vervangingsdagen vóór 15 december 2023 door middel van een ondertekend en gedateerd bericht uithangen in de onderneming. Een kopie van dit bericht moet bij het arbeidsreglement worden gevoegd en eveneens naar de Inspectie Toezicht Sociale Wetten worden gestuurd.

Opgelet:

Er is geen sprake van een collectief akkoord met alle werknemers wanneer de vervangingsdagen door middel van een ondertekend en gedateerd bericht worden uitgehangen in de onderneming. Het is aangewezen om vóór de aanplakking het schriftelijk akkoord van elke werknemer te bekomen.

Collectief verlof voor 2024 nu ook al vastleggen

Naast de feestdagen kan ook de jaarlijkse vakantie collectief worden vastgelegd. Dit gebeurt op het niveau van het paritair comité of op ondernemingsniveau.

Het paritair comité kan een beslissing nemen omtrent de vakantiedata in de sector. In dat geval moet de FOD Sociale Zekerheid ten laatste op 31 december 2023 hierover worden ingelicht.

Indien het paritair comité geen beslissing meedeelt vóór deze datum, mogen de data van de collectieve vakantie worden vastgelegd door de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, door de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis, door een akkoord tussen werkgever en werknemers.

Een tweede stap inzake het vastleggen van het collectief verlof, is het opnemen van de vakantiedata in het arbeidsreglement en de aanplakking van dit bericht in de onderneming. Er moet ook een afschrift van dit bericht aan iedere werknemer worden overhandigd.

Ten slotte moet er binnen de 8 dagen na de inwerkingtreding een afschrift worden bezorgd aan de Inspectie Toezicht Sociale Wetten.

Dit kan elektronisch via: www.arbeidsreglement.belgie.be.

Opgelet:

Er is geen sprake van een collectief akkoord met alle werknemers wanneer het collectief verlof door middel van een ondertekend en gedateerd bericht wordt uitgehangen in de onderneming. Het is aangewezen om vóór de aanplakking het schriftelijk akkoord van elke werknemer te bekomen.

Jaarlijks actieplan 2023: vóór 1 november 2023 voorleggen

Het jaarlijks actieplan (JAP) is de praktische uitwerking van het vijfjaarlijks globaal preventieplan (GPP) waarin de aandachtspunten en risico’s van het bedrijf op het vlak van welzijn op het werk, uitgeschreven staan.

Uiterlijk vóór 1 november moet het jaarlijks actieplan voor advies worden voorgelegd aan het comité voor preventie en bescherming op het werk, aan de vakbondsafvaardiging of bij gebrek hieraan, aan alle werknemers.

Dit is een verplichting voor iedere onderneming. De interne preventieadviseur is verantwoordelijk voor het opstellen van het plan. Als werkgever kan je ook zelf de functie van preventieadviseur waarnemen indien je minder dan 20 werknemers in dienst hebt.

Als je hierover nog vragen hebt, kan je best contact opnemen met jouw externe preventiedienst

Bron: Codex over het welzijn op het werk