-
Over payroll services
Nieuwe forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen
Op 1 augustus 2025 werd in het Belgisch Staatsblad een nieuwe lijst met forfaitaire dagvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen gepubliceerd.
De bedragen zijn in eerste instantie bedoeld voor de personeelsleden en afgevaardigden van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven of die in internationale commissies zetelen. De fiscus en RSZ aanvaarden deze forfaits ook voor het vergoeden van kosten die werknemers of bedrijfsleiders uit de privésector maken tijdens een buitenlandse dienstreis.
De hoogte van de vergoeding verschilt naargelang het land van de dienstreis en naargelang het gaat om een korte of lange dienstreis. Er wordt dus een onderscheid gemaakt tussen dienstreizen van maximum 30 opeenvolgende kalenderdagen en dienstreizen van langer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
Eén van de voorwaarden om de vergoedingen als kosten eigen aan de werkgever te kunnen uitbetalen is dat het gaat over werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan éénmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. M.a.w. het mag niet toegekend worden aan mensen voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale, dagelijkse beroepsactiviteit.
Welke kosten dekken deze vergoedingen?
Er zijn twee categorieën van kostenvergoedingen in het kader van buitenlandse dienstreizen:
1. Dagelijkse forfaitaire vergoeding
De dagelijkse verblijfsvergoeding dekt de kosten van maaltijden (lunch- en dinerkosten) en andere kleine uitgaven ter plaatse.
Onder ‘kleine uitgaven’ worden onder meer het vervoer in het land van bestemming zelf, kleine cash uitgaven zoals bv. fooien, drank, versnaperingen en de lokale telefoongesprekken verstaan. De kosten van overnachting en de reiskosten van en naar het buitenland zijn in deze dagvergoedingen dus niet inbegrepen.
Het is belangrijk om te weten dat indien een werkgever maaltijdcheques blijft toekennen voor de dagen waarop zijn werknemer in het buitenland op dienstreis is, de dagvergoeding verminderd moet worden met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque.
Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag toegekend worden voor reizen van één dag waarbij men minstens 10 uur weg van huis is of voor elke volle dag van afwezigheid. Dit is een dag tussen twee overnachtingen in het buitenland. Voor de dagen van vertrek en terugkeer moet de dagvergoeding gehalveerd worden.
Forfait van 37,18 EUR
Opteert men niet voor de bedragen uit de landenlijst, dan kan een bedrag van maximum 37,18 EUR per dag toegekend worden als forfaitaire kostenvergoeding voor buitenlandse dienstreizen. Dit bedrag wordt niet geïndexeerd waardoor de bedragen uit de landenlijst doorgaans hoger zijn. Mocht de forfaitaire vergoeding voor een bepaald land toch lager zijn dan 37,18 EUR, dan zal de fiscus dit minimumbedrag van 37,18 EUR toch aanvaarden.
2. Maximale logementsvergoeding
Indien de werknemer of bedrijfsleider in het buitenland moet overnachten kunnen de kosten voor dat verblijf bijkomend vergoed worden. Deze logementsvergoeding omvat de huisvestingskosten en de kosten van het ontbijt.
De werkelijke logementskosten worden terugbetaald, zij moeten worden aangetoond door middel van bewijsstukken. De logementsvergoedingen vermeld per land dienen louter als een maximum.
Wanneer de werkgever de kosten van de overnachting ten laste neemt en in die prijs ook andere maaltijden (naast het ontbijt) inbegrepen zijn of wanneer de werkgever andere kosten rechtstreeks ten laste neemt, moet het dagforfait verminderd worden. Dezelfde kost mag immers maar een keer terugbetaald worden.
Hoeveel die vermindering bedraagt hangt af van de uitgave waarover het gaat:
35 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
45 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;
20 % van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.
Inwerkingtreding?
De nieuwe bedragen uit de landenlijst zijn van toepassing vanaf 1 augustus 2025.
Voor buitenlandse dienstreizen die eerder al toegezegd waren maar die op die datum nog niet plaatsgevonden hadden, mogen de nieuwe bedragen worden toegepast indien deze voordeliger zijn.
Er wordt normaal gezien steeds een fiscale circulaire gepubliceerd die deze gelijkschakeling voor de privésector expliciet bekrachtigt en de RSZ past haar administratieve instructies ook telkens aan. We verwachten dat dit ook nu zal gebeuren, maar officieel moet de bevestiging voor de toepassing in de privésector dus nog volgen.
Gerelateerd nieuws
Toon alleBlijf op de hoogte
Ben je graag mee met wat er bij Daenens Payroll Services leeft?Laat je e-mailadres dan achter en we delen ons nieuws met je.
