Mijn werknemer geolocaliseren, mag dat?

Tegenwoordig beschikken veel toestellen over localisatiesystemen (gps, smartphone…) waardoor een werknemer makkelijk kan gevolgd worden. Tijdens de uitvoering van hun job, kan het voor jou als werkgever nuttig zijn om deze gegevens te gebruiken om bv. de arbeidsorganisatie te optimaliseren of een vorm van controle uit te oefenen. Toch zijn er duidelijke wettelijke grenzen.

Ook wanneer deze lokalisering kan gebeuren buiten de werkuren, rijst de vraag of dit wel nog verenigbaar is met de wet op de privacy. Locatiegegevens zijn immers persoonsgegevens, waardoor je als werkgever de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht dient te nemen.

Het gebruik van een geolocalisatiesysteem vereist dus omkadering, met een evenwicht tussen de fundamentele rechten van de werknemers en de uitoefening van gezag van de werkgever.

Bij de verwerking van persoonsgegevens moeten er 4 principes in acht worden genomen:

1.       Finaliteit

De doeleinden voor het gebruik van dergelijk systeem moeten duidelijk zijn en strikt worden nageleefd. Voorbeelden van dergelijke doeleinden zijn o.a.:

-          Veiligheid van de werknemer

-          Bescherming van dienstvoertuig

-          Optimalisatie van verplaatsingen in professionele context

-          Controle van de werknemers (al mag dat niet als enige evaluatiemiddel gebruikt worden)

2.       Proportionaliteit

Het gebruik van het geolocalisatiesysteem mag niet disproportioneel zijn met bovenstaande doelstellingen. Er mag dus geen overmatig gebruik zijn ten opzichte van het beoogde doel.

3.       Transparantie

De werknemers moeten uitgebreid geïnformeerd worden over het feit dat zij worden gelokaliseerd in de uitoefening van hun functie.

4.       Rechtmatigheid

Enkel wanneer volgende voorwaarden zijn nageleefd, is er een rechtmatige verwerking van de persoonsgegevens:

-          Toestemming van de werknemers

-          Er is een gerechtvaardigd belang

-          De verwerking is nodig om in regel te zijn met bepaalde wettelijke verplichtingen

Niet toegestaan gebruik:

Het geolocalisatiesysteem mag volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) niet gebruikt worden om de naleving van de snelheidslimieten te controleren en om de werknemer permanent te controleren.

Bovendien is het in volgende gevallen ook niet toegelaten om een geolocalisatietoestel te gebruiken:

-          In het voertuig van de werknemer die de vrijheid heeft zelf zijn verplaatsingen te regelen

-          Om verplaatsingen van personeelsvertegenwoordigers te volgen

-          Om gegevens op te halen buiten de werkuren

-          Tijdsregistratie, indien er al een andere voorziening is

Belangrijk: Het systeem moet worden uitgeschakeld wanneer de werknemer het voertuig buiten de werkuren gebruikt.

Wens je als werkgever gebruik te maken van zo’n geolocalisatiesysteem, dan is het aan te raden om zowel een bijlage bij de arbeidsovereenkomst op te maken alsook een bijlage toe te voegen aan het arbeidsreglement. Zo kan elke werknemer in kennis worden gesteld van het gebruik van het systeem en kunnen daarin alle doeleinden worden uiteengezet.

Indien je graag zo’n bijlage wenst te verkrijgen, aarzel dan niet om ons te contacteren via juridischedienst.payroll@daenens.be

Bron: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be