Terugbetaling van beroepsverplaatsingen: waar moet je als werkgever rekening mee houden op 1 juli 2026?

Als werkgever ben je verplicht om je werknemers alle noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen om hun functie correct te kunnen uitvoeren. Dit omvat ook de kosten die verbonden zijn aan verplaatsingen die zij in opdracht van de werkgever tijdens de werkuren moeten uitvoeren.

Verplaatsingen tussen de woonplaats en de vaste werkplaats vallen daarentegen niet onder deze regeling en worden in principe beschouwd als woon-werkverkeer, met een eigen specifiek vergoedingskader.

Gebruik van een privéwagen voor dienstverplaatsingen

Een werkgever kan een werknemer zonder bedrijfswagen niet verplichten om zijn eigen wagen te gebruiken voor beroepsmatige verplaatsingen, zoals klantenbezoeken of externe vergaderingen.

Indien een werknemer weigert zijn privévoertuig te gebruiken voor opdrachten in het kader van zijn functie, moet de werkgever een alternatief voorzien. Dit kan bijvoorbeeld door:

• het ter beschikking stellen van een bedrijfsvoertuig, of

• het gebruik van openbaar vervoer, waarbij de kosten volledig worden terugbetaald.

Kostenvergoeding bij akkoord

Wanneer een werknemer ermee instemt om zijn eigen wagen te gebruiken voor dienstverplaatsingen, is de werkgever verplicht om alle hiermee verbonden kosten te vergoeden. Dit gebeurt doorgaans via een kilometervergoeding, volgens de geldende wettelijke of sectorale regels.

1. Hoe wordt de vergoeding bepaald?

De hoogte van de kilometervergoeding hangt in de eerste plaats af van de afspraken binnen jouw sector. In veel gevallen verwijzen sectoren naar het systeem van de overheid en wordt de geïndexeerde forfaitaire kilometervergoeding voor het rijkspersoneel als referentie gebruikt.

2. Sector voorziet een terugbetalingsregeling

Wanneer je sector een regeling voorziet, moet je als werkgever het bedrag toepassen dat door het bevoegde paritair comité is vastgelegd.

Dit betreft vaak, maar niet altijd:

• de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding, of

• de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding zoals voorzien voor het overheidspersoneel.

Sommige sectoren verwijzen expliciet naar het koninklijk besluit van 2017. In dat geval moet de trimestriële (driemaandelijkse) indexatie worden toegepast.

Andere sectoren baseren zich op een ouder koninklijk besluit van 1965, waarbij de kilometervergoeding slechts jaarlijks op 1 juli wordt aangepast.

Daarnaast hanteren verschillende sectoren een forfaitaire kilometervergoeding die rechtstreeks gekoppeld is aan de geïndexeerde bedragen van het overheidspersoneel.

3. In welke sectoren is een kilometervergoeding voorzien?

Onder meer in volgende (niet-limitatieve) sectoren is een verplichte regeling voorzien:

• PC 111 – Metaalnijverheid

• PC 124 – Bouw

• PC 152 & PC 225 – Onderwijs en vorming (o.a. leerkrachten, begeleiders en administratief personeel)

• PC 319 – Opvoedings- en huisvestingsinrichtingen

• PC 337 – Aanvullend Paritair Comité voor de non-profitsector

• …

4. Wat als er niets in de sector geregeld is?

Indien er geen sectorale regeling bestaat, moeten werkgever en werknemer onderling afspraken maken over de terugbetaling van beroepsverplaatsingen.

Wanneer je kiest voor een forfaitaire kilometervergoeding, moet je erop letten dat je de geïndexeerde forfaitaire kilometervergoeding voor het overheidspersoneel niet overschrijdt. Binnen deze grens kan de vergoeding vrij van RSZ en bedrijfsvoorheffing worden toegekend.

Als werkgever kan je kiezen tussen:

• een jaarlijkse indexatie, of

• een trimestriële indexatie van het forfait.

Kies je voor een jaarlijkse indexatie, dan moet het toegepaste bedrag gelden voor een volledige periode van 1 juli tot en met 30 juni van het daaropvolgende jaar.

Werkgevers die willen overschakelen naar een trimestriële indexatie moeten deze keuze vóór 1 juli 2026 maken.

Wordt een hogere vergoeding toegekend, dan moet je kunnen aantonen – op basis van concrete bewijsstukken – dat deze overeenstemt met de werkelijke kosten.

5. Maximale kilometervergoeding (referentiebedragen)

Jaarindexatie

Voor dienstverplaatsingen in de periode 1 juli 2026 t.e.m. 30 juni 2027 bedraagt het maximumbedrag 0,4761 EUR per kilometer.

Ter vergelijking: voor de periode 1 juli 2025 t.e.m. 30 juni 2026 bedroeg dit: 0,4449 EUR per kilometer

Trimestriële indexatie

Voor de periode 1 april 2026 t.e.m. 30 juni 2026 geldt een maandelijkse aanpassing van de bedragen.

Dit kadert in de energiesteunmaatregelen van de federale regering. We bespraken dit eerder in ons artikel d.d. 29 mei 2026 en in ons artikel d.d. 9 juni 2026.

Behoudens verdere verlenging van deze maandelijkse aanpassing, zal de oude berekeningswijze vanaf 1 juli 2026 herleven (voor de periode van 1 juli 2026 – 30 september 2026). Of bij die berekening dan (enkel) de aangepaste kilometervergoeding van juni 2026 moet worden gebruikt, is momenteel nog niet echt duidelijk.

De aangepaste kilometervergoeding voor de maand juni 2026 is nog niet gekend en kan pas begin juli berekend worden.

Voor de periode van 1 april 2026 tot 30 april 2026 was het bedrag 0,4571 EUR per km.

Voor de periode van 1 mei 2026 tot 31 mei 2026 kwam het forfait neer op 0,4841 EUR per km

Wil je weten of er in je sector een verplichte tussenkomst is voor de dienstverplaatsingen, contacteer dan onze juridische dienst via juridischedienst.payroll@daenens.be.

Bronnen :

Omzendbrief nr. 767 van 8 juni 2026 tot aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding voor de periode van 1 juli 2026 t.e.m. 30 juni 2027, BS 16 juni 2026

Wet van 30/05/2026 houdende invoering van diverse energiemaatregelen (1), BS 8 juni 2026.