Alles wat je moet weten over bedrijfsfietsen!

Het gaat over:

• bedrijfsfietsen (via leasing) die in het kader van een cafetariaplan, flexibel verloningsplan of ‘on top’ (bovenop het salaris) worden toegekend;

• deelfietsen;

• bedrijfsfietsen die door de werkgever worden aangekocht en die door de werknemer of bedrijfsleider mogen worden gebruikt voor woon-werkverplaatsingen. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer een eigen bijdrage moet betalen voor de fiets of niet.

• Voor de werknemer die gebruik maakt van zijn eigen fiets moet er niets worden doorgegeven.

Komt de werknemer of bedrijfsleider nooit met de bedrijfsfiets naar het werk, moet in principe een voordeel alle aard worden geboekt voor de fiets (= de werkelijke waarde). Dit zorgt ervoor dat de werknemer belastingen zal betalen op het voordeel van die fiets.

Indien dit van toepassing is op jouw werknemer, vragen we jou om ons zo snel als mogelijk per werknemer het voordeel te bezorgen. Jouw dossierbeheerder zal dit in de loonverwerking opnemen met vermelding “natura boven bruto (fiets)” of code 4478.

Komt de werknemer of bedrijfsleider voor minstens 10% van de woonwerkverplaatsingen met de bedrijfsfiets naar het werk, dan moet er geen voordeel alle aard worden gerekend voor de fiets.

Indien dit van toepassing is op jouw werknemer, vragen we jou om ons voor het einde van het jaar per werknemer het voordeel te bezorgen. Jouw dossierbeheerder zal dit in de loonverwerking onder een informatieve code opnemen met vermelding “werkelijke waarde bedrijfsfiets” of code 8244.

Vanaf inkomstenjaar 2024 moet het voordeel van deze bedrijfsfietsen echter wel op de fiscale fiche worden vermeld. Deze nieuwe ficheverplichting heeft geen impact op de loonberekening, het voordeel van een fiets die cumulatief voldoet aan bovenvermelde voorwaarde is louter informatief.

Werknemers en bedrijfsleiders die ervoor geopteerd hebben om hun werkelijke beroepskosten aan te geven, moeten vanaf 2024 in de personenbelasting worden belast op het voordeel van de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding.

Het is perfect logisch dat je als werkgever niet op de hoogte bent van hoe een werknemer zijn personenbelastingen finaal aangeeft. De fiscus verwacht dat ook niet.

Door de waarde van de bedrijfsfiets informatief op te nemen, beschikt de fiscus op het moment van de aanslag meteen over alle informatie om desgevallend het voordeel van de bedrijfsfiets te belasten als de werknemer de beroepskosten werkelijk aangeeft.

De werkelijke waarde van het voordeel moet worden vermeld, rekening houdend met:

• de aard van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de verkrijger enkel over een fiets beschikt of daarbovenop ook nog andere diensten geniet;

• de grootte van het aanbod: het voordeel zal uiteraard verschillen naargelang de verkrijger permanent of slechts beperkt over de fiets beschikt;

• de waarde van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de waarde die steeds inclusief btw moet worden vastgesteld;

• de vaststelling van het voordeel: het is aan de werkgever om, voor elk geval afzonderlijk op basis van de feitelijke omstandigheden, het voordeel vast te stellen op zijn werkelijke waarde voor de verkrijger, zodat het overeenstemt met de door hem gerealiseerde besparing.

Voorbeelden in de circulaire:

1. Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan het volledige jaar, telkens wanneer hij dat wil, beschikken over de fiets. Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar.

2. Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3.000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 euro per jaar) ten laste. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis. Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de aankoopprijs van de fiets en de toebehoren gespreid over 5 jaar, zijnde de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.

VAA = (3.000 euro + 500 euro = 3.500 euro) / 5 = 700 euro per jaar.
Onderhouds- en reparatiecontract (80 euro per jaar). Totaal = 780 euro. Wanneer de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 01.07.2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden toegewezen:

• Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 euro.

• Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 euro.

Deze werknemers en bedrijfsleiders die kiezen om de werkelijke beroepskosten te bewijzen zijn uitgesloten van de vrijstellingsregeling. Zij mogen een kostenforfait per afgelegde kilometer toepassen voor het gebruik van de fiets in het kader van verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.

Voor aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024) bedraagt het geïndexeerde bedrag van dit kostenforfait 0,35 euro per afgelegde kilometer. De werkelijk gemaakte kosten voor het gebruik van de fiets in het kader van de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling zijn, indien bewijs voorhanden is, in principe volledig aftrekbaar van de belastbare grondslag van de belastingplichtige.

Voorbeeld:

Mevrouw C. legt tijdens het belastbaar tijdperk 2024 (aanslagjaar 2025) woon-werkverkeer af met de fiets voor een totale afstand van 8.000 km. Haar werkgever betaalt haar hiervoor een fietsvergoeding van 3.200 euro (namelijk 0,40 euro x 8.000 km). Mevrouw C. kiest ervoor om haar werkelijke kosten aan te geven (aanslagjaar 2025), maar is niet in staat om het bewijs te leveren van de werkelijk gemaakte kosten voor haar woon-werkverkeer met de fiets:

• 3.200 euro (0,40 euro x 8.000 km) – beroepsinkomen (belastbaar)

• 2.800 euro (0,35 euro x 8.000 km) – forfaitaire kostenaftrek.