Mag een werkgever zomaar de mailbox van een werknemer raadplegen?

Er kunnen preventieve maatregelen worden gesteld om te vermijden dat een werkgever genoodzaakt wordt om toegang te krijgen tot e-mails van afwezige werknemers. Dit kan onder meer door bij een geplande afwezigheid een automatische out-of-office te activeren dat weergeeft met wie er contact kan opgenomen worden tijdens de periode van de afwezigheid.

Uiteraard valt het ook voor dat iemand onvoorzien afwezig valt. Dan kan een out-of-office eventueel door een vertrouwenspersoon worden geactiveerd.

Tot slot kan er ook voor gezorgd worden dat alle leden van een team of afdeling toegang hebben tot een gedeelde algemene mailbox. 

In principe heeft de werkgever het recht om toezicht te houden op de elektronische communicatie die werknemers verrichten. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat de principes die de privacy en vertrouwelijkheid van correspondentie waarborgen, gerespecteerd moeten blijven.

De werkgever mag zich verder enkel toegang tot een mailbox verschaffen indien dit is om de continuïteit van de onderneming te blijven waarborgen. Maar zelfs dan moet er rekening worden gehouden met de volgende principes: 1) Transparantie, 2) Proportionaliteit en 3) Finaliteit.

1. Transparantie

   De werkgever moet de werknemer op de hoogte brengen van de eventuele elektronische controle. Dit kan onder meer door een emailpolicy op te nemen in het arbeidsreglement. Onze juridische dienst kan je hiervan een model bezorgen.

2. Proportionaliteit

   In principe is het de bedoeling dat de werkgever zich beperkt tot hetgeen wat hij nodig heeft om de continuïteit van zijn onderneming te waarborgen. Enkel het strikt noodzakelijke mag dus worden gecapteerd. Individualisering is dus niet toegelaten (bv. specifieke gegevens over een werknemer).

3. Finaliteit

   Tot slot moet er altijd een rechtmatig doel worden nagestreefd wanneer de werkgever zich toegang verleend tot een mailbox. Een voorbeeld van een rechtmatig doel kan bijvoorbeeld zijn dat de werkgever de correspondentie van de klanten wil opvolgen.

In sommige gevallen is het dus toegelaten dat de werkgever zichzelf toegang verschaft tot de mailbox van afwezige werknemers. In het algemeen is het aan te raden om hieromtrent iets op te nemen in het arbeidsreglement aan de hand van een emailpolicy. Op die manier is elke werknemer ook op de hoogte dat de kans bestaat dat de werkgever zichzelf toegang verschaft tot de mailbox. Dit kan ook een preventieve werking hebben om werknemers aan te sporen hun professionele mail zo weinig mogelijk te gebruiken in het kader van privé-activiteiten.